SeminarFlow: Seminare sichtbar machen und einfach verwalten

Ein Seminar ist fachlich vorbereitet, der Veranstaltungsort steht fest und die ersten Anmeldungen treffen ein. Gleichzeitig müssen Termine veröffentlicht, Teilnehmerdaten gepflegt, Rückfragen beantwortet und Rechnungen erstellt werden. Kommt eine Umbuchung hinzu, betrifft sie häufig gleich mehrere dieser Aufgaben.

Für Seminaranbieter gehört diese Organisation zum Alltag. SeminarFlow unterstützt sie dabei mit zwei eigenständigen Produkten: einer öffentlichen Seminarplattform für die Präsentation ihrer Angebote und einer Verwaltungssoftware für die Abläufe im eigenen Unternehmen.

Beide Produkte lassen sich unabhängig voneinander nutzen. Wer sie miteinander verbinden möchte, kann die Verwaltungssoftware um eine optionale Plattform-Anbindung erweitern.

Die Seminarplattform bringt Angebote und Suchende zusammen. Auf seminarflow.de können Interessierte nach Weiterbildungen suchen und ihre Auswahl beispielsweise nach Thema, Veranstaltungsort, Zeitraum oder Lernformat eingrenzen. Auch die Suche über eine Postleitzahl mit Umkreis hilft dabei, passende Präsenzangebote zu finden.

Anbieter stellen ihre Seminare mit Beschreibungen, Lernzielen, Bildern, Preisen und Terminen vor. Findet ein Seminar an mehreren Orten statt, werden die Termine nach Seminarstätte gegliedert. So können Interessierte zunächst einen passenden Standort auswählen und anschließend die dort verfügbaren Termine ansehen.

Die Seminarbuchung erfolgt auf der Website des jeweiligen Anbieters. Die Plattform führt Interessierte dorthin; die Betreuung der Teilnehmenden und die Abwicklung des Seminars bleiben beim Veranstalter.

Ein Anbieterprofil zeigt, wer hinter einem Seminar steht. Neben den einzelnen Angeboten können Unternehmen sich mit Logo, einer Beschreibung und öffentlichen Kontaktdaten vorstellen. Ergänzende Unternehmensfotos und ein freiwilliges Video geben einen persönlichen Einblick. Fotos der Seminarstätten helfen dabei, sich die Räume und die Umgebung vorzustellen.

Das ist besonders hilfreich, wenn jemand einen Anbieter zum ersten Mal kennenlernt. Neben dem Seminarinhalt lassen sich dadurch auch das Unternehmen und der Veranstaltungsort besser einschätzen.

Für diesen Auftritt auf der Plattform ist die SeminarFlow-Verwaltungssoftware keine Voraussetzung. Anbieter mit einer bestehenden Website und einer eigenen Organisation können ihre Angebote im Plattformkonto manuell pflegen oder über eine CSV-Datei importieren.

Die Verwaltungssoftware unterstützt den täglichen Seminarbetrieb. Sie richtet sich an Unternehmen, die ihre Seminarplanung, Buchungen, Teilnehmenden und Abrechnung in einer eigenen Anwendung zusammenführen möchten.

Zu den Funktionsbereichen gehören:

• Seminarplanung: Inhalte, Lernziele, Zielgruppen und Preise in Lernbereichen pflegen und mit Seminarstätten sowie Terminen verbinden.
• Buchungsverwaltung: Anmeldungen aus der eigenen Website bearbeiten oder Buchungen selbst erfassen. Umbuchungen und Stornierungen bleiben dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.
• Teilnehmerverwaltung: Kontaktdaten, Seminarteilnahmen und Statusinformationen zusammen einsehen und bearbeiten.
• Rechnungen und Zahlungen: Rechnungen aus Buchungen erstellen, Dokumente bereitstellen und offene Beträge sowie Zahlungseingänge nachhalten.
• Eigene Website: Seiten, Seminarinhalte, Bilder und Blogbeiträge pflegen sowie Logo und Farben an den eigenen Unternehmensauftritt anpassen.
• Kommunikation: Einladungen, Erinnerungen und weitere Nachrichten entsprechend den eigenen Einstellungen vorbereiten und versenden.
• Auswertungen: Finanzen, Teilnahmen, Seminarstätten und Website-Besuche betrachten, um den Überblick über den Betrieb zu behalten.

Wie diese Bereiche zusammenspielen, zeigt ein einfacher Ablauf: Ein Anbieter beschreibt ein Seminar einmal im Lernbereich und ordnet ihm mehrere Termine und Veranstaltungsorte zu. Geht eine Buchung ein, stehen die Angaben für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Muss ein Teilnehmer später auf einen anderen Termin wechseln, wird die Umbuchung am vorhandenen Vorgang bearbeitet.

Die optionale Anbindung verbindet Verwaltung und Veröffentlichung. Wer die SeminarFlow-Verwaltungssoftware bereits nutzt, kann ausgewählte Angebote auf die öffentliche Plattform übertragen. Seminarinhalte, Bilder, Veranstaltungsorte und Termine werden dabei aus den vorhandenen Daten übernommen.

Der Anbieter bestimmt, welche Lernbereiche veröffentlicht werden sollen. Auch einzelne Termine und Kombinationen aus Lernbereich und Seminarstätte lassen sich ausschließen. Die Pflege der übertragenen Seminarinformationen erfolgt weiterhin in der Kundenanwendung. Das reduziert die zusätzliche Arbeit für eine zweite Veröffentlichung.

Software, Plattformtarife und optionale Erweiterungen haben jeweils eigene Leistungsumfänge und Konditionen. Ein Plattformtarif enthält daher nicht automatisch die vollständige Verwaltungssoftware.

Hinter SeminarFlow stehen Alexander Brauer und Alexej Seidel. Gemeinsam verbinden sie Produktentwicklung, Webentwicklung und IT mit Beratung und der Gestaltung betrieblicher Abläufe. Anforderungen aus dem Austausch mit Seminaranbietern fließen in die Weiterentwicklung ein.

Wer SeminarFlow kennenlernen möchte, kann mit der Aufgabe beginnen, die im eigenen Unternehmen gerade im Vordergrund steht: Für die Präsentation vorhandener Angebote führt der Weg zur Seminarplattform für Anbieter. Wer die Organisation seines Seminarbetriebs verbessern möchte, findet auf der Seite zur Seminarverwaltung die Funktionsübersicht, Anwendungseinblicke und die Möglichkeit, eine persönliche Demo anzufragen.